La qualité de la réunion est essentielle pour la bonne marche d’une entreprise. Pour des rencontres efficaces, deux principes fondamentaux doivent guidés les organisateurs : la programmation des sujets et l’optimisation du temps.
- La programmation
La programmation permet notamment de :
-réduire les imprévus
La plupart des modifications d’emploi du temps résultent des réunions déclenchées à l’improviste. D’où l’importance de les planifier à l’avance, avec un minimum d’anticipation afin de fixer un rythme de réunion régulier avec ses collaborateurs. De même, à la fin de chaque réunion, il est judicieux de fixer la date de la prochaine ;
-limiter le temps des réunions
Il est également important de fixer les limites de la réunion dans le temps, avec un horaire de début mais également de fin. C’est ce que l’on appelle la loi de Parkinson (du nom de son inventeur) : « le travail se dilate jusqu’à occuper la totalité du temps disponible ».
Ainsi, plus on accorde de temps à une réunion, plus elle prendra de temps, et inversement. D’autant que la capacité d’un être humain à rester concentré diminue avec le temps (concentré à 100% pendant 10 minutes, à 75% au bout de 40 minutes, à 20% au bout de 55 minutes…). Lorsque la réunion doit durer dans le temps, il est impératif de prévoir des pauses ;
-fixer un nombre réduit de réunions
Dans la majorité des cas, certaines réunions n’ont pas lieu d’être, pouvant être remplacées par un mémo, un rendez-vous entre 2 personnes…
- L’Optimisation
Le temps consacré à la préparation d’une réunion est largement rétribué par une meilleure pertinence des échanges. Pour être efficaces, les réunions doivent être participatives. Elles doivent être préparées par tous les participants, sous peine d’interventions intempestives qui ralentissent le bon déroulé.
