La loi impose aux entreprises de conserver un certain nombre de documents. Cette obligation de conservation est assortie de lourdes sanctions : Le Code général des impôts prévoit que la destruction avant les délais prescrits est punie d’une lourde amende. En outre, lorsque le contrôleur des impôts est dans l’incapacité de réunir les éléments, l’amende peut être majorée de 20% voire 50%. Enfin, l’Administration peut procéder à une rectification d’office.

Toute  organisation devrait donc conserver les documents liés à son activité professionnelle, car ceux-ci peuvent lui permettre, non seulement de faire valoir ses droits en cas de litige, mais aussi de défendre le sérieux de sa gestion en cas de redressement judiciaire.

Les délais de conservation dépendent de la nature des documents.

Les livres comptables

Si vous relevez du champ d’application du Code de commerce, vous devez conserver vos documents comptables pendant dix ans. Pour les autres entreprises, la durée de conservation maximum est de six ans. Ce délai correspond à la durée pendant laquelle l’administration fiscale est en droit de contrôler votre comptabilité enfin de s’assurer que vous avez correctement rempli vos obligation déclaratives.

Le délai de prescription de trois ans ne s’applique qu’aux déclarations effectivement établies. En cas d’omission de déclaration, l’administration fiscale est en droit de vous redresser (taxation d’office) sur les six ans écoulés. Cette règle s’applique aux livres comptables, aux comptes annuels ainsi qu’aux pièces comptables obligatoires.

Le délai court à partir de la date de la dernière inscription qui y a été porté, alors que pour les comptes annuels et es pièces justificatives il démarre à partir de la date de clôture de l’exercice concerné.

Ce délai peut être prorogé dans certains cas, en particulier lorsque l’entreprise dispose d’une créance sur l’administration fiscale: crédit de TVA ou déficit reportable. En effet, la prescription fiscale de trois ans démarre à partir de l’exercice d’imputation du crédit ou du déficit, et non pas de l’exercice durant lequel il est né: si celui-ci a été reporté durant plusieurs années, le délai de prescription fiscale peut excéder les six ou dix ans habituellement appliquées.

Le Codes de commerce admet que des documents sous forme électroniques peuvent tenir lieu de livre journal à condition d’être identifiés, numérotés et datés dès leur établissement par des moyens offrant toute garantie en matière de preuve. Quant au grand-livre, il n’impose aucun formalisme particulier. L’obligation d’éditer les livres comptables n’est donc inflexible et il faut féliciter les législateurs qui ont fait le choix de contribue ainsi à la lutte contre la déforestation déjà très avancée de la planète.

Les factures

En tant que pièces justificatives de la comptabilité, les factures doivent être conservées pendant au moins dix ans par les entreprises soumises aux règles du code du commerce, et à partir de la date de clôture de l’exercice durant lequel la facture a été enregistrée. Ainsi, une facture datée du 12 janvier 2017 devra être conservée jusqu’au 31 décembre 2027 (ou 2023 si l’entreprise n’est pas concernée par le code de commerce). Il est conseillé de conserver également les bons de commande et de livraison aussi longtemps que les factures, car ils constituent le seul moyen de prouver leur bien-fondé en cas de litige avec un client.