Le « Blues » des secrétaires
Publication : 16 avril, 2013 > par Sidney Usher | Catégorie(s) : Société | Commentaire(s) (Pas de commentaire)

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Malgré le rôle important qu’elle joue dans l’entreprise ou le service, les compliments qui en résultent parfois et la journée internationale qui lui est consacrée*, la Secrétaire souffre d’une méconnaissance de l’importance de son rôle dans la société. Dans les forums qui souvent les réunissent, les Secrétaires de la nouvelle génération ne manquent pas l’occasion d’exprimer leurs souffrances dues aux nombreuses frustrations qu’elles subissent. Selon elles, la plupart des responsables de sociétés ou de services qu’elles assistent, méconnaissent leurs compétences et les considèrent toujours comme des Dactylographes, et ne tiennent pas compte de leur évolution professionnelle. Leur niveau de classification catégorielle ou salariale en est la preuve.

L’importance du secrétariat et de l’assistance

La Secrétaire

A son poste, la Secrétaire a pour rôle principal d’assister ces responsables dans  leur mission de management. Ce rôle est traduit dans les différentes activités ou tâches qu’elle mène. La position d’interface entre le service et l’extérieur favorise son rôle de coordination et d’organisation au sein des membres de l’équipe. La quantité et la diversité des informations qui transitent par son poste (téléphone, télécopie, internet, messagerie, accueil, dispatching du courrier arrivée, frappe du courrier départ), les procédures administratives dont elle a la responsabilité, lui permettent de communiquer rapidement les données concernant chaque membre du service. Dans ce sens, elle organise la vie du service au niveau du temps, gère l’agenda de son supérieur hiérarchique en prenant ses rendez-vous pour lui éviter les chevauchements dans son travail. Au niveau matériel, la Secrétaire prépare les réunions auxquelles elle assiste parfois, prend des notes et rédige les comptes-rendus, elle prépare aussi les voyages et les manifestations, gère parfois des stocks de fournitures.

La Secrétaire ou Assistante de direction

La secrétaire ou assistante de direction est chargée d’assurer son secrétariat  et de l’assister dans la gestion et l’organisation administrative de sa direction. La Secrétaire de direction prend en charge l’organisation quotidienne et le traitement de différents dossiers. Elle joue un rôle d’appui et d’assistanat auprès d’un ou plusieurs cadres de direction : le Directeur de l’entreprise ou les autres membres du comité de direction.

Le métier de l’Assistante de direction se caractérise par une relation très personnalisée avec le ou les cadres auprès de qui elle travaille. L’Assistante de direction assure un relais continu en centralisant puis en sélectionnant par ordre d’importance toutes les demandes de consultation des cadres. Elle gère pleinement leur agenda et peut décider de prendre et de déplacer les rendez-vous.

La fonction requiert de solides qualités relationnelles. Organisation, méthode, bonne présentation, esprit d’initiative et autonomie lui sont demandés

Hormis les quelques reproches que leur font les dirigeants, les Secrétaires méritent tout de même plus de considération que ce qui leur est actuellement donné.

Des propositions pour améliorer la condition de la secrétaire

¤Aux dirigeants d’entreprises

Nous proposons:

– que le contenu du poste de la Secrétaire soit enrichi avec plus d’activités de conception, et qu’elle soit davantage impliquée dans le fonctionnement de l’entreprise. Ainsi, les travaux dits d’exécution seraient confiés aux agents de bureau ou agents administratifs.

– qu’un profil de carrière soit bien défini pour donner à la Secrétaire, la possibilité, soit d’évoluer dans l’emploi vers des postes élevés comme ceux d’assistante spécialisée, d’attachée de direction ou de chargée de mission, soit d’opter pour la reconversion à d’autres fonctions plus valorisantes.

– qu’il lui soit donc permis, en guise de motivation, d’entrer en compétition avec d’autres travailleurs pour accéder à des postes de responsabilités.

– qu’il soit fait de la Secrétaire «une collaboratrice autonome, responsabilisée, ayant une parfaite maîtrise de la communication et des outils de la bureautique. Elle aura en charge des tâches spécifiques commerciales ou de gestion.» comme le prévoient certains cadres.

– de faire la promotion de la Secrétaire par rapport à ses compétences relativement au rôle qu’elle joue, sans forcément la reconvertir.

– d’encourager l’accès de la Secrétaire à la formation professionnelle continue, à l’instar des autres catégories de la population active.

– de repérer dans les entreprises les Secrétaires qui font des efforts et les motiver.

– d’oublier l’idée selon laquelle le métier de secrétariat est accessible à toute personne qui sait saisir un texte à l’ordinateur.

C’est pourquoi, nous faisons les propositions ci-dessous :

¤Aux formateurs de Secrétaires

– qu’une réforme des programmes de la formation initiale des Secrétaires soit faite, en vue de l’adapter aux nouvelles réalités du terrain.

– approfondir les programmes de formations, surtout dans les principales matières que sont la sténographie et le français (les techniques d’expression orale et écrite). Cela, pour leur permettre de maîtriser leurs rôles de communication et de gestion de l’information, au détriment de l’informatique par exemple qui n’est plus un monopole pour la Secrétaire. La sténo quant à elle, leur permettrait de prendre rapidement des notes au cours des réunions pour la rédaction des comptes-rendus ou procès-verbaux.

– rehausser les niveaux de formation initiale avec une formation universitaire à l’instar de certains pays africains (Rwanda) et européens (Danemark).

– ouvrir la formation à des étudiants diplômés Bac + 2 au minimum dans une filière universitaire (DEUG, Licence, maîtrise), qui souhaiteraient acquérir une qualification professionnelle dans le domaine du secrétariat-assistanat.

¤ Aux Secrétaires

– qu’elles travaillent à redorer leur image. Pour cela, elles doivent prêter attention à tous les reproches qui sont faits à leur endroit et qu’elles les considèrent comme des sujets de formation pour l’amélioration de leur identité longtemps ternie.

– qu’elles songent à se former pour sortir du niveau d’employé qu’elles occupent pour se hisser à des niveaux plus élevés. Elles en ont les aptitudes, pourvu qu’elles le veuillent.

*La fête des secrétaires est née en 1951 aux États-Unis pour pallier la pénurie nationale en personnel de bureau qualifié. Les objectifs officiels qui ont conduit à cette célébration étaient: de reconnaître la contribution des secrétaires à l’économie, puisque leurs compétences, leur loyauté et leur efficacité permettent aux entreprises et aux bureaux gouvernementaux d’être en mesure de s’acquitter de leurs activités quotidiennes ; d’attirer l’attention, à l’aide d’une publicité positive, sur l’immense potentiel qu’offre la carrière de secrétaire. La fête des secrétaires est fêtée tous les ans, chaque 3ème jeudi du mois d’avril en France. En Amérique du Nord la semaine des secrétaires a lieu la dernière semaine complète du mois d’avril (de dimanche à samedi) et la journée internationale de la secrétaire est fixée cette année au 17 avril.

Notis©2013
Sources :
Louise Badjo Ngondjé-Lobé (Université Charles-Louis de Montesquieu Abidjan-Côte d’Ivoire)
Photo : Réception des Secrétaires de la Primature par le Premier Ministre Ivoirien, le 14 avril 2013.

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